Hankintatilassa

Hankintatilalla tarkoitetaan organisaation hankintaprosessin tilaa, jossa tarve on tunnistettu ja hankinnasta on ryhdytty toimenpiteisiin, mutta sopimus ei ole vielä allekirjoitettu tai sitovaa sopimusta tehty. Tämä käsite esiintyy erityisesti julkisen hankinnan sekä projektinhallinnan yhteydessä ja kuvaa valmistelu- ja kilpailutusvaiheen vaihetta.

Hankintatilassa keskitytään suunnitteluun ja hallintaan: tarvekriteerien määrittelyyn, markkinakartoitukseen, hankintasuunnitelman sekä hankinta-asiakirjojen laadintaan, valintamenettelyn tai mahdollisen suorahankinnan valmisteluun sekä tarjouspyyntöjen julkaisemiseen ja tarjousten käsittelyyn. Siinä huomioidaan budjetin varmistaminen, aikataulut sekä lain ja säädösten noudattaminen. Erityisesti julkisten hankintojen yhteydessä noudatetaan hankintalainsäädäntöä sekä EU-direktiivejä, jotka takaavat läpinäkyvyyden, tasapuolisen kohtelun ja kilpailullisen prosessin.

Siirtyminen hankintatilasta eteenpäin tapahtuu hankintapäätöksellä, jonka pohjalta käynnistetään kilpailutus tai muu hankintamenettely, ja lopulta allekirjoitetaan sopimus. Termi ei ole ainoastaan juridinen määritelmä, vaan kuvaa käytännön tilaa, jossa hankintaan liittyvät päätökset, dokumentit ja prosessit ovat käynnissä, mutta sitova sopimus puuttuu.

Esimerkkejä ovat kaupungin bussikaluston tai sairaalalaitteiden hankintaprosessin valmistelu sekä yksityissektorilla projektin hankinnan suunnitteluvaihe. Hankintatila korostaa tarvekartoitusta, kustannusten hallintaa sekä riskien ja laadun varmistamista ennen sopimusratkaisua.

Katso myös hankintapäätös, kilpailullinen hankinta, suorahankinta.