Hankintaprosessia

Hankintaprosessi tarkoittaa organisaation toimenpiteiden sarjaa, jolla hankitaan tavaroita, palveluita tai rakennusurakoita. Prosessi alkaa tarpeen tunnistamisesta ja päättyy sopimuksen hallintaan sekä toimitusten valvontaan. Hankinnat voivat olla julkisia tai yksityisiä, ja niissä noudatetaan sekä kansallisia säädöksiä että EU-direktiivejä sekä alakohtaisia ohjeita.

Vaiheet koostuvat usein seuraavista: tarpeen määrittely ja kohteen kuvaus sekä tavoitteiden, laajuuden, aikataulun ja budjetin laatiminen; markkinakartoitus ja hankintastrategian valinta (esim. kilpailuttaminen, kilpailullinen neuvottelu, suorahankinta); hankinnan julkistaminen ja tarjousten pyytäminen sekä tarjousten vastaanotto; tarjousten arviointi ja valinta oikeudenmukaisesti, monipuolisen arvioinnin sekä pisteytyksen avulla; sopimuksen tekeminen ja sopimuksen hallinta sekä toimittajan laadunvalvonta; sekä toimitus, suorituskyvyn seuranta, raportointi sekä mahdollinen sopimuksen päättäminen tai uusinta hankinta.

Periaatteet hankintaprosessissa: kilpailuttaminen, tasapuolisuus, avoimuus ja suhteellisuus sekä kustannustehokkuus; kestävän kehityksen, etiikan ja riskienhallinnan huomioiminen.

Roolit ja dokumentaatio: vastuita jakavat ostajat ja hankintayksiköt sekä toimittajat, ja kaikki vaiheet kirjataan sekä seurataan asianmukaisesti. Prosessi pyrkii läpinäkyvyyteen, oikeudenmukaisuuteen ja arvon lisäämiseen.