Hallintatietojen

Hallintatietojen käsite kuvaa tietoja, joita julkishallinto ja muut organisaatiot keräävät, ylläpitävät ja käyttävät hallinnon, päätöksenteon sekä palveluiden suunnittelun ja toteuttamisen tukemiseksi. Hallintatiedot voivat koskea sekä sisäisiä hallintoprosesseja että asiointia kansalaisten tai yritysten kanssa. Tietoja voivat olla rekisterit, päätösasiakirjat, prosessitiedot sekä tilastot, sekä hallinnolliset tiedot työntekijöistä tai asiakkaista.

Hallintatietojen tarkoituksena on tukea päätöksiä, valvontaa sekä palvelujen suunnittelua ja raportointia. Ne mahdollistavat läpinäkyvän toiminnan sekä tiedon jakamisen viranomaisten ja muiden toimijoiden välillä. Hyödyntäminen voi edellyttää tietojen yhdistämistä eri rekistereistä sekä sääntöjen noudattamista, esimerkiksi asiakaspalvelun laadun parantamiseksi tai tilastointia varten.

Keskeisiä näkökulmia ovat tietojen laatu, yhteentoimivuus ja elinkaaren hallinta. Tieto syntyy tarkoituksenmukaisesti, sitä käytetään ja säilytetään riittävän pitkään sekä arkistoidaan tai poistetaan asianmukaisesti, jotta sitä voidaan käyttää päätöksenteossa ja tilastoinnissa. Käsittelyä säätelevät sekä EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) että kansallinen lainsäädäntö, jotka turvaavat yksilön yksityisyyden ja tiedon turvallisuuden.

Tietoturvallisuus, pääsynhallinta ja auditointi ovat keskeisiä, jotta hallintatiedot ovat oikeutettujen tahojen käytettävissä eikä niitä pääse väärinkäyttämään. Lisäksi metatiedot, laadunvarmistus ja arkistointi auttavat varmistamaan tiedon löydettävyyden sekä sen asianmukaisen käytön ja säilytyksen.

Organisaatioissa hallintatietojen hallinta kuuluu tietohallinnon vastuulle, ja siihen kuuluu vastuut, käytännöt sekä tekniset ratkaisut tiedon hankinnasta säilytykseen ja poistoon.