Hallintatiedot

Hallintatiedot ovat organisaation hallinnon, prosessien ja palveluiden järjestämiseen sekä seurantaan liittyviä tietoja. Ne kuvaavat hallinnollisia toimintoja, eikä niinkään yksittäisten ihmisten henkilötietoja. Hallintatiedot voivat olla sekä sähköisessä että paperisessa muodossa ja ne koskevat sekä julkista että yksityistä sektoria.

Tyypillisiä hallintatietoja ovat asianumero, vastuuhenkilö, käsittelyn tila, aikaleimat ja päivämäärät sekä seurattavien toimenpiteiden merkinnät. Lisäksi niihin voi kuulua päätösten tiedot, hyväksyntäketjut sekä dokumenttien versionhallinnan ja arkistoinnin metadata. Hallintatiedot voivat liittyä asiakkaan palveluun, sisäiseen päätöksenteko- ja käsittelyprosessiin sekä arkistointiin.

Roolina hallintatiedot tukevat toiminnan suunnittelua, läpinäkyvyyttä, auditointia sekä laadunvarmistusta. Niiden avulla voidaan seurata palveluprosessien etenemistä, vastuita ja kustannuksia sekä varmistaa sopimusten ja säädösten noudattaminen.

Tietosuoja ja tietohallinto: hallintatietojen käsittely on sidottu organisaation tietoturva- ja tietosuojaperiaatteisiin. Tämän toteuttamisessa käytetään minimointia, rooliperusteista pääsyä, sekä säilytys- ja poistoperiaatteita sekä arkkitehtonista dokumentaatiota.

Hallintatietoja käytetään yleisesti julkisessa hallinnossa, tietojärjestelmissä ja arkistoinnissa, mutta termi voi esiintyä myös yksityisellä sektorilla. Jos hallintatiedoissa on henkilötietoja, niitä käsitellään sovellettavien henkilötietolainsäädäntöjen mukaan.