HRregistraties

HRregistraties verwijzen naar de systemen, processen en bestanden waarin een organisatie personeel gerelateerde informatie vastlegt, bijhoudt en verwerkt. Vaak vallen deze registraties onder een HRIS (HR Information System) en kunnen ze meerdere typen data omvatten, zoals identiteit en contactgegevens, aanstellingsdatum en functie, salaris en betalingsinformatie, afwezigheid en verlof, prestaties, training en ontwikkeling, disciplinaire maatregelen en uitdiensttreding.

De registraties dienen verschillende doelen: administratieve afhandeling van arbeidsovereenkomsten, salarisbetaling en fiscale en sociale premieverplichtingen, personeelsplanning, compliance met arbeidsrecht en regelgeving, en ondersteuning van besluitvorming op gebied van talent en organisatieontwikkeling. Het vastleggen van nauwkeurige gegevens vergroot de efficiency en vermindert risico’s bij audits en salarisadministratie.

De verwerking van HRregistraties valt onder privacywetgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Organisaties moeten een wettelijke grondslag hebben, gegevens- minimale verzameling toepassen, en transparant zijn richting medewerkers via een privacyverklaring. Rechten van betrokkenen, zoals inzage, correctie en het recht op dataportabiliteit, moeten kunnen worden uitgeoefend. Een data protection impact assessment (DPIA) kan vereist zijn bij risicovolle verwerking.

Beveiliging en governance zijn cruciaal: rolgebaseerde toegangscontrole, encryptie, auditlogs en beveiligd uitbestedingsbeleid bij externe salaris- of HR-diensten. Bewaartermijnen moeten in lijn zijn met wettelijke verplichtingen en regelmatig worden herzien. Vernietiging of anonimisering gebeurt op een veilige wijze zodra data niet langer nodig zijn.