Godkännandenivåer

Godkännandenivåer är en strukturerad ram inom organisationer som anger vem som har befogenhet att godkänna olika förfrågningar, beslut eller åtgärder vid olika tidpunkter eller sammanhang. Målet är att säkerställa rätt kompetens, ansvar och kontroll genom en tydlig auktorisationsnivåmatris.

Vanliga nivåer kan grovt beskrivas som operativ nivå, mellanled, ledningsnivå och styrelse eller extern myndighet. Varje nivå kopplas till särskilda kriterier, till exempel ekonomiskt belopp, risk eller strategisk inverkan. Godkännanden i lägsta nivå kan krävas för rutinåtgärder, medan högre nivåer kräver delaktighet av chefer eller beslutsfattare med större befogenheter.

Processen bygger ofta på en godkännande- eller beslutsmatris där ansvarsområden och krav dokumenteras. Ett normalt förlopp är: initiativ eller begäran skapas, granskning genomförs, vid behov eskaleras till nästa nivå, och beslut dokumenteras i ett logg- eller dokumentationssystem. Det ska finnas en spårbarhet och möjlighet till revision.

Användningsområden inkluderar förändringshantering inom IT, upphandlingar, budget- och projektfinansiering samt säkerhets- eller regulatoriska godkännanden. I reglerade branscher är tydlig dokumentation och uppfyllande av krav ofta ett krav från tillsynsmyndigheter.

Fördelar med tydliga godkännandenivåer inkluderar ökad tydlighet, ansvarsfördelning och riskhantering samt snabbare beslut inom givna befogenheter. Nackdelar kan vara byråkrati och förseningar om antalet nivåer är överdrivet eller processerna inte följs. Regelbunden granskning av matrisen är viktigt.