Exceltiedostoissa

Exceltiedostoissa tarkoitetaan Microsoft Excelillä luotuja ja tallennettuja taulukkolaskenta-työkirjoja. Tiedostot tallentavat soluihin arvoja, kaavoja, muotoilua sekä liitettyä dataa. Työkirja voi sisältää useita työtaulukoita, joihin voidaan rakentaa riippuvuuksia, laskentamalleja ja raportteja.

Suosituimmat tiedostopäätteet ovat .xlsx ja .xlsm. .xlsx on Open XML -tiedosto, joka tallentaa sisällön XML-dokumentteina ZIP-arkistossa. .xlsm on sama rakenne, mutta sallii makrot. Vanhemmat .xls-tiedostot ovat binary-formaatteja, kun taas .xlsb on binäärinen, tehokas suurten tietomäärien käsittelyyn. CSV-tiedostot (.csv) ovat tekstitiedostoja, jotka sisältävät vain solujen arvot, ilman muotoiluja; ne ovat yhteensopivia monien ohjelmistojen kanssa, mutta eivät säilytä rakennetta tai laskentakaavoja.

Excel-tiedostot tukevat monia ominaisuuksia: kaavat ja funktiot, taulukot, pivot-taulukot, kaavojen oikeellisuuden tarkistukset, tiedon validointi, ehdollinen muotoilu sekä ulkoisten tietolähteiden, kuten SQL- tai verkkodata-virtojen, liittämisen. Tiedostot voivat sisältää makroja, linkkejä toisiin tiedostoihin ja nimeättyjä solu- ja aluevarauksia. Muotoilu kattaa numeromuodon, prosentit, valuutat sekä rivien ja sarakkeiden koon.

Yhteiskäyttö ja yhteensopivuus on parantunut: Excel-tiedostot avautuvat Windows- ja macOS-versioissa sekä Excelin verkkopalvelussa. Tallennus voi olla paikallisella asemalla tai pilvessä OneDrive- tai SharePoint-tilien kautta, ja useat käyttäjät voivat muokata samaa tiedostoa samanaikaisesti verkkosovelluksella. Tiedostojen yhteensopivuuteen vaikuttavat kuitenkin käytettyjen ominaisuuksien monimutkaisuus ja vanhemmat formaatit.

Tietoturva ja hallinta voivat sisältää salasanan suojauksen aineistoille, tiedoston salaamisen ja varmuuskopion. Makroihin liittyy turvallisuusriskejä, joten niiden käytön rajoittaminen tai digitaalinen allekirjoitus voi olla suositeltavaa. Lisäksi versi history mahdollistaa edellisten versioiden palauttamisen ja muutosten seuraamisen.