Dokumentumkezel

Dokumentumkezel, vagy dokumentumkezelés, a szervezetek dokumentumainak létrehozásával, tárolásával, rendszerezésével és hozzáférésének irányításával kapcsolatos folyamatok összessége. Lehet papír alapú, elektronikus vagy ezek kombinációja, és célja a kereshetőség, a verziókövetés, a jogosultság-kezelés és a jogi-adatvédelmi megfelelés javítása.

A dokumentumkezelő rendszerek (DMS) a dokumentumok digitális beképelését vagy digitalizálását teszik lehetővé, és automatikusan hozzárendik a metaadatokat, indexelnek, teljes szövegű keresést biztosítanak, kezelik a verziókat, naplót vezetnek az hozzáférésekről és eseményekről, támogatják a munkafolyamatokat, szabályozzák az adattárolást, archiválást és megőrzési határidőket, valamint biztosítják a bizonyíték- és nyomon követhetőséget.

Előnyök közé tartozik a gyorsabb hozzáférés, hatékonyabb együttműködés, kevesebb fizikai tárolási igény és egyszerűbb megfelelés a jogi és szabályozási követelményeknek, például adatvédelmi előírásoknak vagy belső ellenőrzéseknek. A DMS gyakran integrálható vállalati rendszerekkel (ERP, CRM) és elérhető felhőben vagy helyben telepítve.

Kihívások közé sorolható a kezdeti költség és bevezetés nehézségei, az adatminőség és migrációs problémák, a felhasználói elfogadás és oktatás, valamint a biztonság és adatvédelem folyamatos biztosítása.

Szabályozási keretek között a dokumentumkezelés kapcsolódhat a rekordkezeléshez és az információbiztonsághoz (például ISO 15489, ISO/IEC 27001), és gyakran érinti a GDPR-megfelelést, valamint a MoReq szabványokat az európai gyakorlatban.