Dokumenttivaraston

Dokumenttivarasto on keskitetty järjestelmä tai kokoelma, jossa organisaatio säilyttää ja hallinnoi sekä fyysisiä että digitaalisia asiakirjoja. Se voi olla fyysinen arkisto, jossa paperidokumentit ja muut materiaalit säilytetään tiloissa, tai digitaalinen dokumenttivarasto eli dokumenttien hallintajärjestelmä (DMS), joka tallentaa tiedostoja, niiden metatietoja sekä versionhallinnan.

Digitaalisen dokumenttivaraston keskeisiä piirteitä ovat metatietojen hallinta, tehokas hakutoiminto, dokumenttien versionhallinta, käyttöoikeuksien hallinta sekä mahdollisuus työnkulkujen ja arkistointisääntöjen määrittämiseen. Fyysisessä arkistossa keskeisiä tekijöitä ovat luettelointi, tilankäyttö, ympäristöolosuhteiden hallinta sekä säilytyksen ja hävittämisen ohjeistukset. Molemmissa tapauksissa tavoitteena on järjestää dokumentit siten, että ne ovat helposti löydettävissä, turvallisia ja pitkäaikaisessa käytössä.

Dokumenttivaraston hallinta kattaa elinkaaren vaiheet: luonti tai vastaanotto, luokitus ja metadataan tallennus, säännöllinen käytön seuranta, säilytysaikataulujen määrittäminen sekä lopulta poistaminen tai siirtäminen arkistointijärjestelmän mukaan. Elinkaaren hallinta auttaa varmistamaan oikea-aikaisen poistamisen, oikeuksien rajoittamisen ja lainmukaisen säilyttämisen.

Käytössä dokumenttivarastot tukevat esimerkiksi julkishallinnon, yritysten ja organisaatioiden tiedonhallintaa, oikeudellista vaatimustenmukaisuutta sekä tiedon löytymisen tehokkuutta. Keskeisiä standardeja ja käytäntöjä ovat muun muassa ISO 15489 - Records Management sekä organisaation tietoturva- ja tietosuojaohjeet.

Lyhyesti sanoen dokumenttivarasto kokoaa, suodattaa ja suojaa organisaation dokumentteja sekä tukee niiden turvallista ja lainmukaisen käytön.