Dokumenttipohjainen

Dokumenttipohjainen viittaa lähestymistapaan, jossa tieto ja työprosessit organisoidaan ensisijaisesti dokumenttien ympärille. Dokumentti voi olla teksti- tai multimediasisältö, kuten raportti, sopimus tai lomake, ja siihen tallennetaan sekä sen sisältö että siihen liittyvät metatiedot ja versiot. Tavoitteena on tarjota kokonaisvaltainen, ihmiskeskeinen ja liiketoimintapainotteinen näkymä tietoon.

Keskeisiä piirteitä ovat dokumenttien primaarisuus tiedon yksikkönä, joustava rakenne, laajat hakutoiminnot sekä versiointi. Tiedon integrointi saavutetaan usein dokumenttitasoisella käsittelyllä, mikä helpottaa säilytystä, hyväksyntää, arkistointia ja auditointia. Haasteita ovat tiedon laadun hallinta, monimutkaisten kyselyiden tekeminen useista dokumenteista sekä suorituskyky ja skaalautuvuus suurissa kokoelmissa.

Sovelluskohteita ovat muun muassa sisällönhallintajärjestelmät (ECM), digitaalisten omaisuuksien hallinta (DAM) sekä liiketoimintaprosessien automatisointi. Dokumenttien hallinta, luokittelu ja metatietojen standardointi ovat keskeisessä asemassa. Lisäksi dokumenttipohjaiset tietokannat tarjoavat joustavuutta tallentaa ja hakea dynaamista asiakirjasisältöä.

Yleisesti dokumenttipohjainen lähestymistapa täydentää tai korvaa perinteisiä relaatiotietokantoja erityisesti silloin, kun korostuvat joustava tallennus, laaja dokumenttisisältö ja yhteistyö. Hyötyjä ovat parempi versiointi, auditointi ja arkistointi; haasteita ovat tiedon eheyden ylläpito, vaadittujen metatietojen määrittely sekä monimutkaiset hakukyselyt ja skaalautuvuus suurissa kokoelmissa.