Dokumentmallar

Dokumentmallar är färdiga format och innehållsstrukturer som används som grund när nya dokument skapas. De innehåller ofta rubrik, sidhuvud och sidfot, generella texter samt platshållare för variabler som datum eller mottagare. Vanliga typer inkluderar brev, fakturor, avtal, protokoll, mötesanteckningar, rapporter och CV:n.

Genom att använda mallar kan en organisation uppnå konsekvens i språkbruk, typografi och varumärkesprofil.

Användningen underlättas av att mallar lagras i ett centraliserat bibliotek inom företag eller i molnet. De sparar tid genom att användare endast fyller i variabler som datum, mottagare eller specifik data, medan den övriga layouten och formgivningen redan är ifyllda. Viktiga komponenter är rubriker, sidhuvud och sidfot, platshållare för text och fält som uppdateras automatiskt, stilinställningar och ofta makron eller variabler för snabba uppdateringar.

Mallarna tillhandahålls ofta i ordbehandlare och kontorssviter, i format som Word-mallar (.dotx/.dot), OpenDocument-mallar (.ott/.odt) eller motsvarande i molntjänster. De följer oftast interna riktlinjer och krav för att säkerställa konsekvens och efterlevnad.

Underhåll av dokumentmallar kräver versionering och godkännandeprocesser; gammal eller felaktig text kan spridas. Fördelarna är tidsbesparing, enhetlighet och bättre framtoning, medan nackdelarna inkluderar risken för att mallarna blir föråldrade eller används utan adekvat anpassning. Exempel på vanliga mallar är brev, faktura, protokoll och projektförslag.