Dokumentkataloger

Dokumentkataloger är strukturerade registries eller databaser som beskriver dokument inom en organisation eller offentlig myndighet. De syftar till att underlätta sökbarhet, återanvändning och kontroll av dokumentens livscykel genom att samla relevanta uppgifter om varje dokument, såsom titel, skapare, datum och koppling till projekt eller ärende.

Kärnfunktioner är metadatahantering, klassifikationssystem, versionering och spårbarhet. En dokumentkatalog definierar vad som ingår i ett dokument, vilka versioner som finns, vilka behörigheter som gäller och hur länge materialet ska behållas. Katalogen stödjer även livscykelhantering, arkivering och borttagning i enlighet med policyer och lagstiftning.

Relation till tekniska system: dokumentkataloger används ofta tillsammans med dokumenthanteringssystem (DMS), arkivsystem eller innehållsplattformar och kan ligga som en central metadata-databas eller som en del av en plattform med semantisk sökning. De innehåller ofta metadata enligt standarder som Dublin Core, METS eller PREMIS för att underlätta interoperabilitet och utbyte mellan system.

Användning och reglering: dokumentkataloger förbättrar sökbarhet, spårbarhet och efterlevnad av skyldigheter enligt exempelvis GDPR och arkivlagstiftning. De används av arkivförvaltning, juridik, forskning och allmänhet där tillgång till information krävs. En väl utformad katalog är tydlig, konsekvent och lätt att underhålla.