Digitointitoimenpiteet

Digitointitoimenpiteet tarkoittavat fyysisen tai analogisen aineiston muuttamista digitaalisiksi tiedostoiksi, jotta aineisto voidaan säilyttää, hakea ja käyttää digitaalisessa ympäristössä. Ne ovat osa digitointihankkeita kirjastoissa, arkistoissa, museoissa sekä julkishallinnon ja yritysten toiminnassa. Tavoitteena on pitkäaikainen säilyttäminen, parempi saavutettavuus ja laajempi käyttö.

Toimenpiteet sisältävät suunnittelun, aineiston valinnan, skannauksen tai valokuvauksen, optisen tekstin tunnistuksen OCR, metadatoinnin sekä laadunvarmistuksen. Lisäksi huomioidaan tiedostomuotojen valinta, tallennus sekä käyttöoikeudet ja pääsyoikeudet. Prosessi pyrkii sekä teknisen että käyttökelpoisen lopputuotteen aikaansaamiseen: digitaatio tukee hakuja, tutkimusta ja palveluita sekä vähentää käsin säilytettävien alkuperäisten kulumaa.

Standardointi ja formaatit ovat keskeisiä. Arkistoinnissa käytetään usein mittakaavassa kestoa tukevia tiedostomuotoja kuten TIFF, PDF/A ja JPEG 2000. Metadatassa hyödynnetään kansainvälisiä standardeja kuten Dublin Core, PREMIS ja METS sekä MARC-sovelluksia, jolloin tiedosta voidaan kertoa, säilyttää ja hyödyntää sekä aineiston perintö että oikeudet huomioiden.

Työnkulku kattaa materiaalin luokittelun, skannauksen, jälkikäsittelyn ja laadunvarmistuksen sekä metadatoinnin ja digitaalisen tallennuksen arvioinnin. Integroitavat järjestelmät ja säilytyspaikat voivat olla digitaalisen arkiston tai rajapintojen kautta käytettäviä repositorioita, joihin tehdään säännöllisiä eheystarkistuksia ja muutostiedon hallintaa.

Lainsäädäntö ja eettiset näkökulmat huomioivat tekijänoikeudet, yksityisyyden suojan ja käytön luvallisuuden. Järjestelmien ylläpito, varmuuskopiot, kustannukset sekä osaamisen jatkuva kehittäminen ovat keskeisiä haasteita, mutta digitointitoimenpiteet laajentavat tiedon saavutettavuutta ja tukevat kulttuuriperinnön sekä tutkimuksen toimintaa.