Digitoinnissa

Digitoinnissa tarkoitetaan prosessia, jossa fyysinen tai analoginen aineisto muunnetaan tai käsitellään digitaaliseen muotoon siten, että tieto on helposti tallennettavissa, haettavissa ja jaettavissa. Digitointi ja digitoinnin laajempi käsittely voivat kattaa sekä alkuperäisten dokumenttien skannauksen että digitaalisen sisällön luomisen suoraan digitalisaation kontekstissa. Tavoitteena on parantaa tiedon pysyvyyttä, käytettävyyttä ja saatavuutta sekä helpottaa tiedonhallintaa.

Prosessi koostuu useista vaiheista. Tärkeimmät ovat skannaus tai muun digitaalisen sisällön luominen, optinen merkkien tunnistus (OCR) tekstin hakukelpoisuuden parantamiseksi, laadunvarmistus sekä metadatan määrittäminen ja tiedon oikea-aikainen tallennus. Digitaalisen aineiston hallintaan liittyy myös säilyvyysarkkitehtuuri, kuten oikea tiedostomuoto, pitkäjänteinen säilytys ja tietoturva. Usein hyödynnetään teknologioita kuten kuvankäsittelyä, automaatiota sekä tekoälyä tekstin ja kuvien käsittelyyn sekä tiedonlouhintaan.

Digitoinnilla on useita etuja. Se lisää tiedon saatavuutta, nopeuttaa tiedonhakua ja jakelua sekä mahdollistaa uusia palveluita ja käyttötapoja, kuten digitaalisen arkiston rakentamisen, tutkimuksen sekä opetuksen tukemisen. Pitkällä aikavälillä digitointi voi alentaa kustannuksia ja tilantarvetta sekä parantaa asiakirjojen säilyvyyttä ja palautettavuutta.

Haasteet liittyvät erityisesti tietosuojaan ja oikeuksiin sekä tietoturvaan, laadunhallintaan ja standardointiin. Pitkäaikaissäilytys vaatii suunnittelua metadatan, säilytettävän sisällön tarkoituksen sekä mahdolliset migraatiotoimenpiteet. Kustannukset ja osaamisen riittävyys voivat myös vaikuttaa projektin toteutettavuuteen. Digitointi on organisaatiosta riippuen keskeisessä roolissa sekä julkisessa että yksityisessä sektorissa, vaikuttaen arkistointiin, tutkimukseen ja palveluiden kehittämiseen.