Digitalisoimalla

Digitalisoimalla tarkoitetaan toimintaa, jossa tieto tai prosessi muunnetaan digitaaliseen muotoon. Tämä kattaa sekä yksittäiset tiedostot että laajat palvelut ja prosessit. Digitaalinen muoto mahdollistaa tallentamisen, käsittelyn, haun ja jakamisen sähköisesti sekä parantaa tiedon pysyvyyttä ja saatavuutta.

Etymologisesti termi perustuu sanasta digitalisoida; käytössä korostetaan toiminnan merkitystä. Tämä Suomessa sanaa käytetään usein rinnakkain digitoinnin ja digitalisaation kanssa, joilla on hieman erilaiset vivahteet.

Prosessi sisältää yleensä kartoituksen, valinnan, muuntamisen tai skannauksen, laadunvarmistuksen sekä metadata- suunnittelun. Tekstitulosten kohdalla OCR voi parantaa hakukelpoisuutta, ja aineisto tallennetaan pitkäikäisiin, standardoituihin muotoihin.

Hyödyt ovat paremmin saavutettavat ja hakukelpoiset tiedot, sekä mahdollisuus käyttää dataa eri sovelluksissa ja palveluissa. Digitaalinen aineisto helpottaa tutkimusta, julkishallintoa ja kulttuuriperinnön säilyttämistä.

Haasteisiin kuuluvat tekijänoikeudet, yksityisyys ja tietosuoja, kustannukset sekä tekninen velka. Pitkäaikainen säilyvyys ja yhteensopivat standardit vaativat suunnittelua ja hallintaa.

Esimerkkejä ovat kirjastojen, museoiden ja viranomaisten kokoelmien digitointi sekä tutkimusaineistojen avaaminen.

Yhteenvetona digitalisoimalla edistetään tiedon saatavuutta ja innovaatioita, mutta toteutus vaatii harkintaa sekä kestäviä teknisiä ratkaisuja.