Budgetkalkyler

Budgetkalkyler är beräkningar av förväntade intäkter och kostnader över en bestämd tidsperiod som används för att planera resursanvändning och styra beslut i organisationer. De utgör grunden för budgetar och uppföljning.

Processen innefattar att definiera mål och tidsram, samla in data, uppskatta direkta och indirekta kostnader, samt intäkter och investeringar. Man skiljer ofta mellan fasta och rörliga kostnader samt direkta och indirekta. Resultatet blir en masterbudget samt underliggande delbudgetar som t.ex. försäljnings-, produktions-, drifts- och kassabudget. Antaganden och riskbedömningar används för att hantera osäkerhet.

Vanliga metoder är inkrementell budgetering, zero-based budgeting och aktivitetsbaserad budgetering, samt rullande budgetar som uppdateras regelbundet. Verktyg inkluderar kalkylprogram som Excel och ekonomisystem eller ERP-lösningar. Budgetkalkyler används både i privata företag, offentliga sektor och projektstyrning.

Resultatet är budgetdokument, kostnadsberäkningar, likviditets- och investeringsbedömningar samt break-even- och känslighetsanalyser. Budgetkalkyler används för ekonomisk styrning, prestationsuppföljning och beslut om investeringar. Sedan jämförs faktiska utfall med budget och avvikelser analyseras, ofta följt av reforecasting.

Vanliga utmaningar är bias, överoptimistiska antaganden, bristande data eller förändringar i förutsättningar. En klar kommunikation och kontinuerlig uppföljning är viktig.