Betalningsfil

Betalningsfil är en digital fil som innehåller ett antal betalningsuppdrag som avsändaren vill få bankens system att genomföra. Filen skapas vanligtvis i ett företagets bokförings- eller ekonomisystem och används för att batcha flera betalningar till olika mottagare i ett enda överföringsförsök.

Innehåll och format kan variera, men typiska uppgifter är avsändarkonto, mottagarens namn och kontonummer eller IBAN, betalningsbelopp, valuta, förfallodatum eller bokföringsdatum, betalningsreferens och eventuell meddelandetext. Filen kan även innehålla uppgifter om betalningssätt och prioritet. Vilket filformat som används beror på bankens krav och landet i fråga; svenska företag använder ofta bankens egna format eller standarder som ISO 20022 (till exempel pain.001) för internationella betalningar. För inhemska betalningar kan även format kopplade till Bankgirot eller Clearingcentraler förekomma.

Processen görs vanligtvis så här: filen exporteras från mottagarens ekonomi-/bokföringssystem och överförs säkert till banken via e‑tjänst, FTP eller annan säker kanal. Banken kontrollerar format, kontobalans och affärsregler, förutsatt att uppgifterna är korrekta. Vid godkänd bearbetning debiteras avsändarkontot och mottagarna krediteras, ofta med återkoppling i form av en bekräftelse eller felrapport som visar vilka betalningar som lyckats eller misslyckats.

Fördelar med betalningsfiler inkluderar ökad effektivitet, minskad manuell dataregistrering och bättre möjligheter till avstämning och kontroll. Utmaningar är risken för felaktiga uppgifter, behov av noggrann validering och säker hantering av känsliga betalningsdata.