Bestillingsprosesser

Bestillingsprosesser refererer til de systematiske aktivitetene en organisasjon gjennomfører for å anskaffe varer og tjenester. Dette omfatter behovsavklaring, forespørsel om innkjøp, leverandørvalg, utstedelse av innkjøpsordre, mottak av varer eller tjenester, fakturering og betaling samt dokumentasjon og arkivering.

En vanlig innkjøpssyklus består av: behovidentifikasjon og innkjøpsforespørsel; godkjenning i samsvar med policy; leverandørvalg og kontraktsforhandling; utstedelse av innkjøpsordre; mottak av varen/tjenesten og registrering av mottak; fakturering og tre-veis samsvar mellom PO, mottak og faktura; betaling og bokføring. Prosessen kan være helautomatisk eller delvis manuell og krever tydelig rollefordeling og kontroll.

Bestillingsprosesser varierer avhengig av innkjøpets art: direkte innkjøp for produksjon og indirekte innkjøp for administrative behov. De kan gjennomføres manuelt eller automatisert, ofte ved hjelp av e-procurement-løsninger og ERP-systemer som støtter elektroniske kataloger, elektronisk faktura og EDI.

God praksis og styring inkluderer overholdelse av innkjøpspolicy, kontrollfunksjoner og adskillelse av oppgaver, samt arbeid mot redusert maverick-spend og dupliserte bestillinger. Nøkkelindikatorer er syklustid for innkjøp, ordrefullstendighet, leverandørprestasjoner, kostnad per ordre, leveringspresisjon og mottaksnøyaktighet.

Trender i bestillingsprosesser omfatter digitalisering og automatisering, forbedret data- og katalogkvalitet, integrasjon mellom innkjøps- og finanssystemer samt bruk av analyse for bedre behovprognoser og kostnadskontroll.