Behovsbeskrivning

Behovsbeskrivning är ett dokument som beskriver varför ett projekt eller en lösning behövs och vilka behov som ska tillgodoses. Den fungerar som grund för vidare kravarbete, upphandling och systemdesign. Syftet är att tydligt kommunicera problemet, de affärs- och användarnyheter som efterfrågas samt ramarna för projektet.

Innehåll och struktur kan variera, men vanligt förekommer element som problemställning, mål och nyttor, målgrupp och användare, nulägesbeskrivning och önskat tillstånd, samt kravkategorier som funktionella och icke-funktionella krav. Andra viktiga delar är acceptanskriterier, begränsningar och antaganden, beroenden till andra initiativ samt prioriteringar. Dokumentet bör även ge en översikt över hur framgång mäts (exempelvis genom konkreta KPI:er) och vilka risker som är förknippade med projektet.

Processen att ta fram en behovsbeskrivning innefattar vanligtvis kravinsamling genom intervjuer, workshops, observationer och analys av befintliga processer. Resultatet kommuniceras till intressenter och används som underlag för vidare arbete, till exempel kravspecifikation, upphandlingsunderlag eller produktbacklog i agila miljöer.

Relation till andra dokument är central: behovsbeskrivningen ersätter eller kompletterar en tidig affärsanalys och leder fram till lösningsdesign och implementering. Den bör vara tydlig, spårbar och mätbar, utan att innehålla lösningsspecifikationer, så att olika leverantörer eller team kan tolka behoven konsekvent.

Behovsbeskrivningar används i offentlig och privat sektor som grund för beslut, upphandling och uppföljning av nyttorealisering. De är viktiga för att skapa gemensam förståelse av vad som ska uppnås och varför.