Avviklingsrutiner

Avviklingsrutiner er et sett av prosedyrer for å identifisere, dokumentere og håndtere avvik fra krav, standarder eller forventet ytelse i en organisasjon. Formålet er å sikre sporbarhet, begrense risiko for kunder og operasjoner, og legge grunnlag for kontinuerlig forbedring og overholdelse av kvalitets- og regelverkkrav.

Omfanget inkluderer alle enheter og prosesser hvor avvik kan oppstå, inkludert produksjon, leverandørkvalitet, drifting, laboratoriearbeid og kundeservice. Rutinen beskriver hvordan avvik registreres i et avvikssystem, hvem som har ansvaret, og hvilke tidsfrister som gjelder. Den legger også føringer for kommunikasjon og eskalering til relevante parter.

Hovedinnholdet omfatter identifikasjon og registrering av avviket med dato, sted og beskrivelse, samt vurdering av alvorlighetsgrad og risiko. Umiddelbare tiltak iverksettes for å begrense skade eller videre avvik. En undersøkelse gjennomføres for å fastslå årsak og omfang; ofte benyttes rotårsaksanalyseverkøy som «5 hvorfor» eller fiskebensdiagram.

Etter identifisert årsak utformes korrigerende og forebyggende tiltak (CAPA), med ansvarlige personer og tidsfrister. Tiltakene implementeres og overvåkes for effekt før avviket lukkes i systemet. Dokumentasjon arkiveres, og relevante data rapporteres til ledelse og eventuelle regulatoriske instanser.

Avviklingsrutiner støtter risikostyring og kontinuerlig forbedring ved å identifisere trender, evaluere effekten av tiltak og sikre at forbedringer blir etablert i prosesser og systemer. Roller varierer mellom organisasjoner, men inkluderer ofte kvalitetsledelse, linjeledelse og eventuelle avviksteam eller compliancefunksjoner.