Arkivprosesser

Arkivprosesser er de prosessene som styrer håndteringen av arkivmateriale i en organisasjon fra mottak av dokumenter til avlevering eller destruksjon. De omfatter planlegging, vurdering, registrering, ordning, bevaring og formidling av arkivmateriale, og har som mål å sikre dokumentets autentisitet, integritet og tilgjengelighet over tid.

Typiske stadier i arkivprosesser inkluderer innhenting eller mottak av materialet, vurdering av relevans og behov for bevaring, utvelgelse av hva som bør tas vare på, registrering og beskrivelse av innhold, ordning og arkivering i arkivsystemet, bevaring og konservering av fysiske eller digitale objekter, og til slutt formidling eller tilgang for brukere. Avslutningsvis kan avlevering til et arkiv, kassasjon eller annen avvikling finne sted. Dokumentasjon av prosessene og kontinuerlig kontroll er sentralt for å opprettholde sporbarhet og overholdelse av krav.

I digitale arkiver spiller arkivprosesser en spesielt viktig rolle. Det inkluderer digitalt innholdsinntak (ingest), metadataknytting og formatering, bevaring og migrering av filer, samt sikring av autentisitet og integritet gjennom metadatatemaer som PREMIS og referansemodeller som OAIS. Standarder som ISO 15489 for arkivdanning gir rettningslinjer for styring, beskrivelser og prosesser i både fysiske og digitale arkiver.

Organisatoriske forhold krever klare roller og ansvar, ofte ledet av arkivarer eller arkivansvarlige. Arkivprosesser må tilpasses relevante lover og regler, og være i samsvar med institusjonens policyer og sertifiseringer for å sikre at arkivene er tilgjengelige, pålitelige og varige.