Arkistopalveluissa

Arkistopalveluissa tarkoitetaan julkisen hallinnon ja muiden organisaatioiden tarjoamia toimintoja, joiden tarkoituksena on säilyttää, jäsentää ja tarjota pääsyä asiakirja-aineistoihin. Palvelut kattavat sekä organisaatioiden omien arkistojen hoidon että laajemmin kuntien, maakuntien ja yksityisten arkistopalveluiden kautta tapahtuvan julkisen asiakirjallisuuden hallinnan. Tavoitteena on varmistaa tiedon pitkäaikainen säilyvyys, viranomaisten todistettavuus sekä mahdollistaa tutkimus- ja kansalaiskyselyt.

Keskeisiä tehtäviä ovat asiakirjojen hankinta ja säilytys, luokittelu ja kuvaus sekä arkiston rakenteen ylläpito. Käytäntöihin kuuluvat myös digitointi, konservointi ja pitkäaikaisen säilyttämisen suunnittelu sekä metadatan hallinta. Pääsynhallinta ja neuvonta takaavat, että aineisto on käytettävissä oikeutetuille käyttäjille sekä että yksilötietojen suoja ja julkisuusperiaatteet toteutuvat. Lisäksi arkistopalvelut tuottavat hakukäyttöliittymiä, löytämistietoja ja lainopillista ohjausta.

Toimijat koostuvat Kansallisarkistosta, kuntien arkistoista, yliopistojen arkistoista sekä yksityisistä arkistoyksiköistä. Kansallisarkisto vastaa valtakunnallisista periaatteista ja ohjeistuksesta, kun taas paikalliset ja organisaatioiden omat arkistot vastaavat omien aineistojensa hallinnasta. Lainsäädäntö, kuten arkistolaki ja julkisuuslaki, sekä henkilötietojen suoja ohjaavat menettelytapoja, säilytysvaatimuksia ja käyttäjien oikeuksia.

Digitalisaatio muokkaa arkistopalveluita: yhä suurempi osa aineistosta on digitaalista syntynyttä (born-digital) tai skannattua. Pitkäaikaissäilytystä tarkkaillaan teknisillä ratkaisuilla ja standardeilla, ja tietojen jakamista sekä avoimuutta tuetaan avoimen datan periaatteilla ja yhteentoimivuudella. Tavoitteena on tarjota luotettavaa, helposti saavutettavaa tietoa sekä tukea tutkimusta, kulttuuriperintöä ja viranomaisten läpinäkyvyyttä.