Arkistomateriaali

Arkistomateriaali on säilytettävä ja hallinnoitava kokoelma alkuperäisiä asiakirjoja, äänitteitä, kuvia sekä digitaalisia tiedostoja, jotka ovat peräisin yksilöiltä, yhteisöiltä tai organisaatioilta. Sen arvo voi olla historiallinen, kulttuurinen, oikeudellinen tai tutkimuksellinen.

Arkistomateriaali rakentuu peräisin olevan toimijan mukaan arkistoiksi. Peräisyys (provenienssi) tarkoittaa asiakirjojen alkuperäistä tuottajaa ja sen hallinnollista järjestäytymää, mikä auttaa käyttämään ja ymmärtämään sisällön kontekstia.

Tyypillisiä materiaaleja ovat paperi- ja mikrofilmiliitteet, valokuvat, äänitteet, videonauhat sekä digitaaliset tiedostot ja sähköiset tietokannat. Digitaalinen arkistomateriaali vaatii erityistä säilytystä, metadatointia ja pitkäaikaista teknistä huoltoa.

Arkistot kuvaillaan ja luetteloidaan standardien avulla. Kansainvälisiä ohjeita ovat ISAD(G) -yleismääritys arkistokokonaisuuksien kuvaamisesta sekä ISAAR(SG) -tilien haltijoiden tiedonhallinta. Suomessa toimivat arkistot noudattavat näitä periaatteita sekä paikallisia ohjeita.

Pääsy arkistomateriaaliin voi olla avointa tai rajoitettua riippuen henkilötietojen suojasta, tekijänoikeuksista ja viranomaismääräyksistä. Käyttäjät voivat hakea löytö- tai hakemistoja sekä tilata kopioita.

Säilyttäminen ja konservointi varmistaa materiaalin fyysisen kunnon ja digitaalisen pitkäikäisyyden. Tämä sisältää oikeaoppisen lämpötilan, kosteuden hallinnan, paloturvallisuuden sekä varmistetut varmuuskopiot.

Arkistomateriaalin käyttö on tärkeä tutkimuksen, opetuksen ja kulttuuriperinnön ylläpitämisen väline. Se tukee historiallisen todistusaineiston analyysiä, lähteiden tunnistamista sekä kontekstin ymmärtämistä.