Arkistokokoelmat

Arkistokokoelmat ovat organisaation tai henkilön toiminnasta syntyneiden sekä vastaanotettujen asiakirjojen ja niiden johdannaisen aineiston kokonaisuuksia, jotka säilytetään pysyvästi tutkimuksen, oikeudellisen todentamisen tai kulttuuriperinnön kannalta. Niitä säilytetään arkistoissa, joilla on tehtävänä varmistaa aineiston eheys, löytöjen tekeminen ja pitkäaikainen saatavuus.

Kokoelmat koostuvat erilaisten aineistotyyppien yhdistelmistä, kuten käsikirjoituksista, kirjeistä, kartoista, valokuvista, ääni- ja videomateriaaleista sekä digitaalisista tiedostoista. Niiden kuvailu ja löydettävyyden varmistaminen perustuvat provenance-periaatteeseen sekä alkuperäisen järjestyksen kunnioittamiseen. Kuvatut tiedot tallennetaan metadatan ja luettelointitietojen avulla, usein käytössä olevilla standardeilla kuten ISAD(G) ja ISAAR(CPF).

Käyttö ja saatavuus riippuvat lain, yksityisyyden suojan sekä tekijänoikeuden rajoituksista. Useimmat arkistot tarjoavat yleisölle pääsyn sekä tutkijoille suunnattuja hakupalveluita ja löydösten esikatseluja. Joidenkin aineistojen käyttö voi edellyttää erityisvaltuuksia, lainan- tai kopioinnin rajoituksia tai sovittuja käyttölupia.

Säilyttäminen painottaa sekä fyysisiä että digitaalisaineistoja: asianmukaiset säilytystilat, ilmastointi, palo- ja kosteudenhallinta sekä varmuuskopiot. Digitaalisen kunnossapidon tavoitteena on estää tiedon obsolesenssi ja varmistaa pitkäaikainen saavutettavuus muun muassa digitointiprosessien ja digitaalisien arkistointityökalujen avulla.

Arkistokokoelmat ovat keskeisiä tutkimuksen, kulttuuriperinnön ja julkisen muistamisen välineitä. Niitä hallinnoivat ammatilliset arkistot – kuten kansalliset, alueelliset ja yliopistolliset arkistot – sekä erityistyönä museo- tai kirjastosektoreilla toimivat arkistointiyksiköt. Haasteina ovat rahoitus, digitalisoitumisen ja tietosuojan oikea tasapaino sekä teknologian nopea kehitys.