Arkistoitumista

Arkistoitumista (arkistoituminen) tarkoittaa tietojen ja asiakirjojen pitkäaikaista säilyttämistä siten, että ne säilyttävät alkuperäisen todistusarvonsa, eheytensä ja käytettävyyden. Arkistoituminen kuuluu arkistotieteen keskeisiin toimintoihin, ja se kohdistuu sekä julkishallinnon että yksityisten organisaatioiden hallussa oleviin aineistoihin.

Keskeiset tavoitteet ovat autenttisuuden ja eheyttävän säilymisen varmistaminen sekä tiedon pitkäaikainen käytettävyys. Tämä edellyttää asianhallintaa, kuvailua ja säilytyssääntöjen noudattamista sekä toiminnan hallittua elinkaarta: mitä tietoa säilytetään, miten kauan ja millä ehdoilla. Tärkeänä pyrkimyksenä on tietoarkkitehtuuri, joka turvaa tiedon alkuperän ja soveltuvuuden muuttuvassa teknologiaympäristössä.

Prosessi koostuu sekä organisatorisista että teknisistä toimista. Digitaalinen arkistointi vaatii tiedostomuotojen pitkäaikaissäilytystä, migraatiota tai emulointia sekä jatkuvaa varmuuskopiointia. Tiedostoihin liitetään metadataa, joka kuvaa sisältöä, rakennetta ja säilytystä koskevia vaatimuksia. Yleisiä metadatatyyppejä ovat kuvaileva (esim. Dublin Core), säilytystä koskeva (preservation metadata) sekä rakennetta koskevat rakenteelliset tiedot (METS, PREMIS).

Lainsäädäntö ja oikeudelliset näkökohdat vaikuttavat arkistoitumisen käytäntöihin. Henkilötietojen suoja ja tekijänoikeudet sekä julkisen tiedon säilytysvelvoitteet ohjaavat toimintaa. Kansallinen arkisto ja alueelliset arkistot ohjaavat standardeja ja tarjovat palveluita sekä kehittävät käytäntöjä. Arkistointi kohdistuu sekä julkis- että yksityisalaan, kuten hallinnon asiakirjat, yritysten sopimukset ja kulttuuriperinnön aineistot.

Käyttökohteita ovat tutkimus, hallinto ja kulttuuriperinnön säilyttäminen, mutta haasteina ovat datan määrä, teknologian nopea muutos, kustannukset ja käytön jatkuva saavutettavuus.