Arkistointimenettelyt

Arkistointimenettelyt ovat organisaation sisäisiä, systemaattisia käytäntöjä, joiden tarkoituksena on hallita sekä paperi- että digitaalisten asiakirjojen elinkaarta. Ne kattavat asiakirjojen luomisen, vastaanottamisen, luokittelun, säilytysajan määrittämisen, digitointi- ja tallennustoimenpiteet sekä lopullisen poistamisen tai siirtämisen pysyvästi arkistoitavaksi. Tavoitteena on varmistaa oikeellisuus, eheys, saatavuus sekä luottamuksellisuus ja oikeudellinen sekä hallinnollinen selvitys.

Keskeisiä osa-alueita ovat luokitus ja nimeämiskäytännöt, metatiedot ja kuvaus, säilytysajat, poistopäätökset sekä digitointi ja digitaalisen arkiston rakentaminen. Käytännöt voivat nojautua kansainvälisiin metadatastandardeihin (esim. Dublin Core, METS) sekä organisaation omiin luokittelu- ja säilytysperiaatteisiin. Tiedostomuodot, versiointi, eheysvalvonta ja provenance-merkinnät tukevat pitkäaikaissäilytystä.

Arkistointimenettelyt toteuttavat aineiston elinkaarta: vastaanottaminen, luokitus, metadataan sitominen, arkistointi, säilytys sekä lopullinen poistaminen tai siirtäminen pysyvästi arkistoitavaksi. Säännölliset arvioinnit varmistavat arvon säilymisen ja lainmukaisuuden.

Hallinto ja vastuut: arkistonhoitajan tai arkistoyhteenliittymän rooli sekä määräykset, koulutus ja sisäinen valvonta. Lainsäädäntö ja tietosuoja: toimintaa ohjaavat arkistolaki sekä tietosuoja- ja salassapitovelvoitteet, kuten GDPR:n periaatteet.

Käyttö ja saavutettavuus: määritellään, kuka voi hakea ja käyttää arkistoinnin tuotoksia, sekä miten käyttöoikeudet hallitaan. Digitaalisten arkistojen ylläpito, varmuuskopiot ja palautettavuus ovat olennaisia osa-alueita.