Arkistointikohteiden

Arkistointikohteiden käsite viittaa arkistointisessa kontekstissa yksiköihin, jotka on valittu säilytettäväksi pitkäaikaisesti ja joihin kohdistuvat arkistointiprosessin päätökset. Ne voivat olla sekä fyysisiä esineitä että digitaalista aineistoa, kuten asiakirjoja, sähköposteja, sopimuksia tai digitaalisten tiedostojen kokonaisuuksia.

Arkistointikohteet muodostavat arkistoyksiköiden hierarkian, tyypillisesti sarjoja, kansioita ja yksittäisiä kappaleita, joilla on alkuperä ja konteksti (provenanssi). Niiden tunnistaminen ja kuvailu perustuu säilytysperiaatteisiin ja arvottuihin säilyttämistarpeisiin.

Metadata on keskeistä arkistointikohteiden hallinnassa. Descriptiivinen metadata kertoo sisällöstä, kontekstista ja ajoista, rakenne- ja säilytysmetadata varmistavat tiedon eheyden ja pitkäaikaisen saatavuuden. Yleisimmät standardit ovat ISAD(G)-standardin mukaiset kuvailut, Dublin Core sekä säilytystietomallit kuten PREMIS.

Elinkaaren hallinta alkaa luokittelusta ja arviosta, siirtämisestä arkistoon sekä pitkäaikaisesta säilytyksestä ja mahdollisesta muuntamisesta. Käytännöt voivat sisältää oikeuksien, yksityisyyden ja käytön rajoituksia sekä pääsyoikeuksia.

Arkistointikohteiden hallinta on keskeinen osa tiedonhallintaa ja rekisteröintiä julkishallinnossa, yrityksissä ja kirjastoissa. Ne mahdollistavat läpinäkyvyyden, vastuullisuuden ja oikeudellisen varmuuden sekä historiallisen tutkimuksen.