Arhiivimisel

Arhiivimisel on süsteemne protsess dokumentide ja andmete säilitamiseks pikaajaliselt väärtust omavate materjalide kogumisest, korraldamisest ja kättesaadavaks tegemisest. See hõlmab nii paberandmete kui ka digitaalse teabe haldamist, eesmärgiga tagada allikaväärtus, kontekst ja usaldusväärne ajaloosäilitus tulevastele põlvkondadele.

Protsessi keskmes on hindamine ja valik (millised materjalid väärivad säilitamist), taastuvjuhtimine (klassifikatsioon ja säilitustingimused), kirjeldus ja metadata loomine, ning füüsiline või digitaalne hoidmine. Samuti pööratakse tähelepanu juurdepääsuõigustele, kasutusvõimalustele ja vastutavale likvideerimisele või üleandmisele arhiivile. Arhiivimine põhineb tavaliselt põhimõtetel päritolust ja kontekstist kinni pidamine, autentsete ja terviklike materjalide säilitamine ning pikaajalise kättesaadavuse tagamine.

Digitaalses kontekstis hõlmab arhiivimine ka digitaalseid säilitusstrateegiaid, failiformaatide pikaealisust, metadata haldust ja kutsekasutusega seotud küsimusi, sealhulgas migratsiooni ja pilve kasutuse kaalumist. Digitaalne arhiivimine püüab säilitada bitivoogu terviklikkus, tagada järjepidev juurdepääs ning kaitsta andmete muutumise eest.

Kontekst Eestis käib arhiivimine riigi arhivaalide haldamise raames, mida koordineerib Rahvusarhiiv ja teised arhiiviorganisatsioonid. Praktikas järgivad arhiiviseadused ja retentsiooniplaanid vastavaid õiguslikke nõudeid ning tagavad avaliku teabe kättesaadavuse ja kultuurilise pärandi säilimise. Arhiivimisel on oluline nii avaliku halduse läbipaistvus kui ka teadusliku ja kogukondliku kasutuse võimaldamine.