retentsiooniplaanid

Retentsiooniplaanid on organisatsiooni dokumenteeritud juhised andmete ja dokumentide säilitamiseks ning nende kustutamiseks. Need määratlevad, kui kaua erinevaid andmeid ja dokumente tuleb hoida, kus neid hoitakse ning millal ja kuidas need arhiveeritakse või kustutatakse. Plaan sisaldab ka vastutavate isikute rolle ning ajakavasid, mis võimaldavad säilitamisprotsesse jälgida ja kontrollida.

Peamised komponendid on andmete klassifikatsioon ja säilitustähtaegade määratlemine, arhiveerimise ja kustutamise menetlused ning juurdepääsu- ja turvameetmed. Plaan kirjeldab, kuidas andmed märgistatakse, milliseid kategooriaid on ning milline on iga kategooria säilitusaeg. Lisaks nähakse ette arhiveerimise järjekord ja tehnilised meetmed ning kuidas andmeid turvaliselt arhiveerida või kustutada. Samuti määratakse vastutavad rollid (nt andmete vastutav töötleja ja arhivaari) ning korraldatakse regulaarsed ülevaatused ja ajakohastused.

Kehtib nii avalikus kui ka erasektoris ning seda rakendatakse erinevates valdkondades, sealhulgas tervishoius, hariduses ja muudes organisatsioonides. Retentsiooniplaanid tuleb koostada ning neid ajakohastada vastavalt kohalikele seadustele ja andmekaitse nõuetele ning organisatsiooni arengule ja tehnoloogilisele muutumisele.

Plaanide eesmärk on tagada õiguslike nõuete täitmine, parandada andmete haldamist ja kättesaadavust ning vähendada infosüsteemide ja arhivaariumidega seotud riske ning kulusid. Väljakutsed võivad hõlmata ebapiisavat klassifikatsiooni, vananenud tähtaegu ning keerulist kustutamist, mistõttu on oluline kaasata erinevad osapooled, pakkuda koolitust ja läbi viia regulaarseid auditit ning ülevaatusi.