Arbetsflödesanalys

Arbetsflödesanalys är en systematisk metod för att undersöka hur arbete flyter genom en organisation. Den syftar till att kartlägga vilka aktiviteter som utförs, i vilken ordning, hur information och material förflyttas samt vilka resurser som används. Genom att skapa en tydlig bild av nuvarande processer kan man identifiera ineffektiviteter, redundanser och flaskhalsar, samt utvärdera hur olika delar av verksamheten samverkar.

Målet med arbetsflödesanalys är ofta att förbättra leveransförmåga, kvalitet och kostnadseffektivitet samt att stödja standardisering och styrning. Analysen används inom Lean, Six Sigma och generell affärsprocessledning för att uppnå bättre genomströmning och efterlevnad av regler och standarder. Resultatet kan ligga till grund för förändringsarbete, automatisering eller omstrukturering av arbetsuppgifter och ansvar.

Metodiskt innefattar arbetsflödesanalys vanligtvis avgränsning, datainsamling och kartläggning av nuvarande tillstånd (as-is) med flödesscheman eller processkartor. Verktyg som värdeflödeskartläggning, swimlanes, tidsstudier och process mining används för att fånga flöden och tidsaspekter. Efter analysen utformas ett framtida tillstånd (to-be), följt av implementering av förändringar och uppföljning med nyckeltal som cykeltid, genomloppstid och defektfrekvens.

Tillämpningar finns inom tillverkning, logistik, tjänstesektor och offentlig verksamhet. Leverabler inkluderar processkartor, förbättringsförslag, implementeringsplaner och uppföljningsrapporter. Framgången beror på engagemang från relevanta verksamheter och tillgång till kvalitetssäkrad data; arbetsflödesanalys bör därför vara en iterativ och målstyrd process.