Allekirjoituskäytännöt

Allekirjoituskäytännöt ovat organisaation ohjeistuksia siitä, miten asiakirjoja allekirjoitetaan, millaiset allekirjoitukset ovat hyväksyttäviä ja miten allekirjoitukset tallennetaan sekä todentetaan. Ne koskevat sekä perinteisiä käsin tehtäviä allekirjoituksia että sähköisiä ja digitaalisia allekirjoituksia sekä tilanteita, joissa allekirjoituksia tarvitaan oikeudellisen sitovuuden varmistamiseksi, vastuukysymysten selkeyttämiseksi ja asiakirjojen hallinnan parantamiseksi.

Tyypit. Käsin allekirjoitukset ovat yhä yleisiä puitesopimuksissa ja virallisissa dokumenteissa. Sähköiset allekirjoitukset voivat olla yksinkertaisia tai turvallisuutta lisääviä; digitaaliset allekirjoitukset perustuvat usein kryptografiaan ja luotettaviin varmenteisiin. Erityisesti laadukas sähköinen allekirjoitus (qualified electronic signature, QES) ja vahva elektroninen allekirjoitus (advanced electronic signature) tarjoavat eritasoista aitoutta ja oikeudellista voimaa. EU-lainsäädäntö eIDAS tunnustaa QES:n samaksi oikeusvaikutukseksi käsinkirjoitetun allekirjoituksen kanssa unionin alueella.

Prosessi ja hallinto. Allekirjoituskäytännöt määrittelevät allekirjoitusjärjestyksen, allekirjoittajiksi tarvittavat henkilöt tai roolit, sekä aikaleima- ja versiointikäytännöt. Lisäksi määritellään hyväksyttävät allekirjoitustavat, autentikointivaatimukset, allekirjoitusketjun todentaminen sekä asiakirjojen säilytys ja arkistointi. Digitaalisten allekirjoitusten yhteydessä käytetään usein varmenteita, auditointilokeja ja muutoksenhajautusta (tamper-evidence) sekä sähköisiä todentamiskeinoja.

Käytännön huomioita. Käytännöt tulisi sovittaa organisaation toimialaan ja oikeudellisiin vaatimuksiin sekä mahdollisiin viranomais- tai asiakkaan vaatimuksiin. Kansainväliset ja risteävän kaupan tilanteet voivat vaatia yhteensopivuutta vastaanottajan allekirjoituskäytäntöjen kanssa. Säännöllinen koulutus, päivitetyt ohjeet sekä auditoidut prosessikuvaukset parantavat sitoutuneisuutta ja juridista varmuutta.