viranomaisdokumentaatio

Viranomaisdokumentaatio on julkishallinnon viranomaisten toiminnassa syntyvää tai sitä vastaanotettua asiakirja- ja tietovarastoa. Siihen sisältyvät päätökset, pöytäkirjat, hakemukset, luvat, selvitykset, muistutukset, kirjeenvaihto sekä sopimukset, raportit ja tilastot sekä niihin liittyvä metatieto. Dokumentaation tarkoituksena on säilyttää todistusaineistoa viranomaistoiminnasta, tukea päätöksentekoa ja varmistaa läpinäkyvyys.

Dokumentaatio voi olla sekä paperi- että sähköisessä muodossa ja sen hallinta kattaa kuvauksen, luokituksen, käyttötarkoituksen ja säilytysaikataulut sekä arkistointia. Digitaalinen ympäristö vaatii metatiedot ja yhteensopivia tallennus- ja arkistointikäytäntöjä sekä järjestelmäintegraatioita, jotta tiedot ovat haettavissa ja säilyvät luotettavasti.

Suomessa viranomaisdokumentaatiota säätelevät julkisuus- ja tietosuoja- sekä arkistolait. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta mahdollistaa pääsyn viranomaisten asiakirjoihin ottaen huomioon suojattavat tiedot. Arkistolaki velvoittaa viranomaisia huolehtimaan hallinnon asiakirjojen pitkäaikaisesta säilyttämisestä ja aineiston säilyvyydestä sekä metatiedon vastaamisesta. Lisäksi tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteet rajoittavat julkisesti saatavien henkilötietojen käsittelyä.

Pääsääntöisesti kansalaiset voivat hakea asiakirjoja viranomaisilta; avoin data ja sähköiset palvelut voivat lisätä tiedon saatavuutta. Viranomaisdokumentaation hallinnoinnin tavoitteena on sekä oikeudellinen suoja että mahdollisuus tutkimukseen, valistamiseen ja julkiseen keskusteluun, samalla huomioiden julkisen hallinnon tehokkuus ja riskien ehkäisy.