viestintäohjelmistot

Viestintäohjelmistot ovat ohjelmistoja ja palveluita, jotka mahdollistavat organisaation sisäisen ja ulkoisen viestinnän sekä yhteistyön. Niihin kuuluvat reaaliaikaiset pikaviestimet, äänipuhelut, videokonferenssit sekä sähköpostin ja muun viestinnän hallinnan välineet.

Yleisimmät ratkaisut jakautuvat viestintään tarkoitettuihin paketteihin: pikaviestimet ja presence-palvelut, videokonferenssiratkaisut sekä laajemmat yhteistyöalustat, joissa yhdistyvät keskustelu, tiedostojen jako, kalenteri ja tehtävien hallinta. Toteutukset voivat olla pilvipohjaisia, on-premises -ratkaisuja tai niiden yhdistelmiä.

Ominaisuuksiin kuuluvat viestit, ryhmäkeskustelut, tiedostojen jakaminen, näytönjako sekä äänipuhelut ja videoyhteydet. Lisäksi tarjotaan kokousten tallennus, kalenteri-integraatio, tehtävien hallinta, hakutoiminnot sekä integraatiot muiden järjestelmien, kuten CRM- tai HR-järjestelmien, kanssa.

Teknisesti viestintäohjelmistot perustuvat standardeihin kuten WebRTC videoviestintään, SIP äänipuheluihin ja XMPP presence- sekä chat-rajapintoihin. Ne voivat olla saatavilla useilla alustoilla (Windows, macOS, iOS, Android sekä webbikäyttöliittymät) ja voivat tukea sekä pilvi- että paikallista käyttöönottoa sekä erilaisia tietoturva- ja hallintavaatimuksia.

Turvallisuus ja tietosuoja ovat keskeisiä ominaisuuksia. Käytössä on end-to-end tai at-rest/siirron salaus, monivaiheinen tunnistautuminen, käyttöoikeuksien hallinta, auditointiloki sekä datan tallennus- ja säilytyspäätökset, joiden on oltava GDPR:n ja muiden soveltuvien säädösten mukaisia.

Käyttöönotossa korostuvat muutosjohtaminen, sopivuus organisaation prosesseihin ja kustannustehokkuus sekä integraatiokyvyt. Viestintäohjelmistot kehittyvät tekoälyä hyödyntäviksi, parantavat kokousten tuottavuutta ja tukevat hybridityötä sekä mobiili- ja vertikaalisten toimialojen erityistarpeita.