viestintäkäytäntöjä

Viestintäkäytäntöjä ovat organisaation tai yhteisön määrittelemät ohjeistukset siitä, miten viestitään, millaisia kanavia käytetään ja millainen vuorovaikutus on soveliasta. Ne ohjaavat sekä sisäistä että ulkoista viestintää tavoitteena varmistaa selkeys, oikeellisuus, yhdenmukaisuus ja turvallisuus.

Keskeisiä komponentteja ovat viestin sisältö, valittu kanava, vastaanottaja sekä konteksti ja ajoitus. Viestintää voidaan tarkastella sekä sisäisenä että ulkoisena sekä muodollisena että epämuodollisena, jolloin kanavien valintaan vaikuttavat tilanne, palautteen tarve ja julkisuus.

Hyviä käytäntöjä ovat kielen selkeys ja tarkkuus, ajantasaisuus sekä saavutettavuus ja puolueettomuus. Tietosuoja ja kunnioittava kohtelutapa ovat olennaisia, samoin kulttuurierojen huomiointi ja johdonmukainen vastuunjako. Viestintä tulisi suunnitella, kohdentaa ja dokumentoida.

Kanavat vaihtelevat kasvotusten tapahtuvasta keskustelusta sähköpostiin, pikaviestintään sekä intranet- tai sosiaalisen median kanaviin. Viestinnässä on huomioitava oikea sävy, oikea mittakaava sekä mahdollisuus palautteeseen. Kriisiviestinnässä korostuvat nopea, läpinäkyvä ja toistettava tiedonanto.

Organisaatioissa viestintäkäytäntöjä tukea politiikat, koulutus ja palautejärjestelmät. Viestinnän laatu voidaan arvioida mittareilla, kuten vastaanottajakokemuksella, näkyvyydellä, saavutettavuudella ja toiminnallisella vaikutuksella.