udbudsdokumentation

Udbudsdokumentation er den samling af dokumenter, som en indkøbsmyndighed udarbejder, når et udbud igangsættes. Den beskriver genstanden, kravene, leveringsvilkårene, tildelingskriterierne og de administrative regler for tilbudsprocessen. Dokumenterne sikrer gennemsigtighed, konkurrence og ligebehandling samt overholdelse af gældende lovgivning, herunder Udbudsloven og relevante EU-direktiver. Normalt offentliggøres dokumentationen i en udbudsportal og, ved grænseoverskridende kontrakter, i EU-TED.

Indholdet kan omfatte en kravspecifikation (faglige og tekniske krav), funktionskrav, kvalifikations- og udvælgelseskriterier med vægtning, evalueringsmetode, tilbudsformularer og tro- og love-erklæringer, prisbilag og kontraktudkast med standardbetingelser, krav til underleverandører samt tidsfrister og leveringsplan. Materialet bør også redegøre for ordregivers forpligtelser til gennemsigtighed og tilgængelighed.

Processen følger typisk faserne: planlægning, annoncering, (eventuel) prækvalifikation, tilbudsafgivelse, evaluering og tildeling, derefter standstill-perioden og endelig kontraktindgåelse og kontraktstyring. God praksis er klare kravformuleringer, entydigt sprog og gennemsigtig evaluering. Udbudsdokumentationen danner grundlag for tilbudsindsendelse, sammenligning af tilbud og den endelige tildeling.