tilbudsdokumentasjonen

Tilbudsdokumentasjonen er en samlebetegnelse for alle dokumenter som følger en anskaffelsesprosess og som beskriver krav, vilkår og prosedyre for innlevering av tilbud. Den fungerer som grunnlag for leverandørenes vurdering og gir rammer for hva som skal leveres, til hvilken tid og til hvilken pris. Dokumentasjonen er viktig for å sikre konkurranse, åpenhet og likebehandling mellom tilbydere.

Innholdet i tilbudsdokumentasjonen varierer etter anskaffelsen, men vanlige elementer inkluderer kravspesifikasjon (tekniske og funksjonelle krav), kontraktsvilkår og betalingsbetingelser, leveringsplan og logistikk, krav til dokumentasjon og bevis for kvalifikasjoner, tekniske tegninger eller spesifikasjoner, prisoppsett, tildelingskriterier og tildelingsbeslutning, samt eventuelle tilleggsvilkår og rutiner for endringer eller avvik. Dokumentasjonen kan også inneholde maler, skjemaer og vedlegg som leverandøren må fylle ut.

Publisering og tilgjengelighet: Tilbudsdokumentasjonen publiseres vanligvis i offentlige anskaffelseskanaler som Doffin eller andre relevante innkjøpsportaler og er tilgjengelig for alle kvalifiserte tilbydere. Utover hoveddokumentasjonen kan det følge med addenda dersom behovet for presiseringer eller endringer oppstår i løpet av anskaffelsesperioden.

Juridisk ramme: Dokumentasjonen må være i tråd med gjeldende offentlige anskaffelsesregelverk og forskrifter, og lagt opp slik at den fremmer konkurranse, likebehandling og gjennomsiktighet. Språk og format er ofte norsk, men internasjonale tilbydere kan få behov for engelske tillegg.

Betydning: God og tydelig tilbudsdokumentasjon bidrar til riktig prisfastsettelse, riktig dekning av krav, og en presis evaluering, og reduserer risiko for misforståelser og senere tvister i kontraktsfasen.