tilanhallintaohjelmistot

Tilanhallintaohjelmistot ovat ohjelmistotuotteita, joiden tarkoituksena on hallita organisaation fyysisiä tiloja. Ne tukevat tilojen suunnittelua, allokointia ja käyttötapojen optimointia sekä tarjoavat työkalut tilojen inventaarioon, käyttötilastointiin ja varausten hallintaan. Ne voivat olla erillisiä sovelluksia tai osa laajempaa kiinteistöjen tai tilahallinnon järjestelmää.

Keskeisiä ominaisuuksia ovat visuaaliset pohjakartat/lay-outit, tilan inventointi ja käyttötason analytiikka, varausten hallinta ja kalenteri, siirtaminen/muuttoprosessit, työtilat ja huonevaraaminen, kiinteistöjen/varusteiden seuranta, huolto- ja ylläpitotyöt, vuokrasopimusten hallinta sekä talous- ja kestävyysohjainraportointi. Järjestelmät voivat integroitua CAD/BIM-tiedostoihin, ERP-/ CRM-järjestelmiin, henkilöstö- ja sisäilmasensorit sekä pääsynhallintajärjestelmiin.

Käyttötarkoituksia ovat yritysten kiinteistövaraston hallinta, oppilaitosten, sairaaloiden ja julkishallinnon tilojen optimointi sekä työtilaratkaisujen suunnittelu, kuten hot-desking tai varattavat kokoustilat. Hyötyjä ovat paremman tilakäytön ja tilavuokrien hallinta, kustannussäästöt, parempi investointisuunnittelu, turvallisuus- ja säädösten noudattaminen sekä käyttäjäkokemuksen parantaminen.

Käyttöönotossa on huomioitava tiedonlaatu, tiedonsiirtokyky, muutosjohtaminen sekä tietosuoja. Usein ratkaisut tarjotaan pilvipalveluina (SaaS) tai paikallisina asennuksina, ja niiltä odotetaan skaalautuvuutta sekä mobiilipäätelaitteiden tukea tilankäytön reaaliaikaisessa seurannassa.

Markkinoilla on useita toimittajia sekä laajamittaisia FM-suites- tai EPM-ratkaisuja. Suuntauksia ovat digitaaliset kaksoset (digital twin), tekoälypohjainen tilasuunnittelu, entistä tiiviimpi integraatio turvallisuuden, huollon ja energianhallinnan kanssa sekä parempi UX mobiililaitteille.