tiedonsiirtokäytännöt

Tiedonsiirtokäytännöt ovat organisaation menettelyjä, periaatteita ja ohjeistuksia, joiden tarkoituksena on varmistaa tiedon siirtäminen turvallisesti, luotettavasti ja lainmukaisesti sekä sisäisessä että ulkoisessa yhteydessä. Ne kattavat sekä digitaalisten että fyysisten siirtojen tarpeet sekä tiedostojen, tietojen ja sovellusten kautta tapahtuvan jakamisen.

Keskeisiä elementtejä ovat tiedon luokittelu ja minimointi, oikeutettu käsittely sekä käyttöoikeuksien hallinta, salaus sekä siirron suojaus (esim. TLS ja VPN). Lisäksi määritellään roolit käsittelyssä: rekisterinpitäjä ja käsittelijä sekä käytännöt tietojenkäsittelysopimuksille. Tiedonsiirtokäytännöt korostavat vastuullisuutta, läpinäkyvyyttä ja noudattamista sekä johdon sitoutumista.

Prosessi sisältää siirron edeltävät riskinarvioinnit ja tarvittaessa tietosuojavaikutusarvioinnin (DPIA), etenkin kun siirto liittyy arkaluonteisiin tietoihin tai suuriin datamääriin. Kansainvälisissä siirroissa on noudatettava GDPR:n mukaisia siirtotoimia, kuten standardisopimuslausekkeita (SCC-lausekkeet) tai vastaavia suojatoimia. Lisäksi määritellään, miten mahdolliset tietoturvaloukkaukset havaitaan, raportoidaan ja korjataan sekä miten rekisteröityjen oikeuksien toteuttaminen ja jälkiseuranta hoidetaan.

Hallinnointi ja noudattaminen periaatteet ohjaavat tiedonhallintaa ja varmistavat säädöstenmukaisuuden. Tämä kattaa tietosuoja- sekä tietoturvapolitiikat, säilytys- ja hävittämiskäytännöt sekä rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisen. Toimittajien due diligence sekä kolmansien maiden siirtojen hallinta ovat osa turvallisuus- ja yksityisyyspolitiikkoja. Tiedonhallinnan suunnittelussa ja kehittämisessä huomioidaan tietosuoja- ja turvallisuuskontekstit jo suunnitteluvaiheessa.