tiedonhallintajärjestelmistä

Tiedonhallintajärjestelmät ovat kokonaisuuksia, joiden tarkoituksena on hallita organisaation tiedon elinkaarta sen luomisesta tallennukseen, jakeluun ja säilytykseen asti. Ne kattavat muun muassa asiakirjat, sähköiset tallenteet, tiedostot sekä niihin liittyvät metatiedot ja tiedon hallinnan prosessit. Tavoitteena on parantaa tiedon löydettävyyttä, eheyden varmistamista sekä oikeuksien ja käytön hallintaa.

Järjestelmät perustuvat tiedonhallinnan prosesseille ja sisältävät usein moduuleja kuten dokumenttien hallinta, arkistointi, versionhallinta, työnkulut, metatiedon hallinta, haku sekä käyttöoikeuksien hallinta. Tiedon luokittelu ja luonteva eläminen kappaleet valmist handshake:ne auttavat sekä sisäisesti prosessien voimistamisessa että ulkopuolisissa auditoinneissa. Hyödyntäminen voi ulottua eri liiketoiminta-alueille ja integroitua muihin järjestelmiin.

Arkkitehtuuriin liittyy metatietoresurssien, taksonomialla sekä data- ja tiedonkäsittelyn standardeihin nojaaminen. Tiedon hallinta edellyttää tietoturvaa, riittävää säilytysajan hallintaa sekä tiedon elinkaaren hallintaa. Järjestelmät tarjoavat usein rajapintoja ja integraatioita ERP-, CRM- ja BI-järjestelmiin sekä tukea tiedonhallinnan automatisaatioille ja analytiikalle.

Käyttötarkoitukset ja hyödyt liittyvät sääntelyn noudattamiseen (esimerkiksi arkistointivelvoitteet ja tietosuoja), tietoturvan vahvistamiseen sekä parempaan tiedon hallintaan, haun nopeuteen ja päätöksenteon tukeen. Haasteisiin kuuluvat toteutuskustannukset, muutosvastarinta, datan laadunvarmistus sekä siirtymiset vanhoista järjestelmistä uusiin.

Säädöksen ja standardien osalta keskeisiä viitekehyksiä ovat ISO 15489 Information and Documentation sekä ISO 27001, joiden noudattaminen tukee luottamusta, kontrollia ja riskien hallintaa.