tidsspårning

Tidsspårning, eller tidregistrering, är processen att registrera den tid som anställda eller resurser arbetar på olika uppgifter eller projekt. Syftet är att få underlag för fakturering, projektstyrning, löner och produktivitetsanalys samt att stödja resursplanering och kostnadsföring.

Det finns olika metoder: manuell tidsregistrering där användaren registrerar start- och sluttider eller totala timmar i en tidsrapport; och automatisk eller delvis automatisk spårning som registrerar aktiviteter i programvara eller via passiva sensorer. Manuell registrering ger kontroll men riskerar fel och förseningar, medan automatisk spårning kan vara mer exakt men väcker integritets- och användaracceptansfrågor.

Vanlig data i ett tidrapporter används: projektnamn eller klient, uppgift, start- och sluttider eller sammanlagd tid, antal timmar, faktureringsstatus (fakturerbart eller icke-fakturerbart) och kostnadsomfång. Dessa uppgifter används för fakturering, ekonomisk uppföljning, projektbudgetering och produktion av prestationsrapporter.

Implementering kräver policyer, arbetsflöden och ofta integration med lönesystem, faktureringssystem och projekthantering. Utmaningar inkluderar användaracceptans, noggrannhet, overhead för registrering och risker för övervakning. Integritets- och dataskyddsaspekter, särskilt enligt gällande regler som GDPR, bör beaktas och data ska behandlas minimalt och säkert.

Tidsspårning används i offentliga och privata sektorer, inom IT och tjänstesektorn, samt av frilansare och små företag. Verktygen varierar från enkla tidsrapporter i kalkylblad till omfattande tidsregistreringssystem som erbjuder projektstyrning, fakturering och rapporteringsfunktioner.