tapahtumajaosto

Tapahtumajaosto, suomeksi tapahtumien järjestämisestä vastaava jaosto, on monissa yhdistyksissä ja liitoissa toimiva hallinnollinen ala- tai osajärjestö. Sen tehtävänä on suunnitella, valmistella ja toteuttaa järjestön tapahtumia sekä valvoa niiden taloutta, riskienhallintaa ja varainhankintaa yhteistyössä muun hallinnon kanssa. Tapahtumajaosto tukee järjestön strategisia tavoitteita ja jäsen- sekä yleisöyhteyksiä.

Jaoston jäsenet valitaan yleiskokouksen tai hallituksen toimesta. Puheenjohtaja johtaa toimintaa, jaoston jäsenillä on yleensä 1–3 vuoden toimikausi. Toiminta on tavallisesti vapaaehtoista, mutta joissakin tapauksissa jaostossa voi olla työryhmiä tai pysyviä tehtäviä.

Keskeisiä tehtäviä ovat tapahtumien vuosikalenterin laatiminen, budjetointi, paikan ja sopimusten neuvottelut sekä ohjelman suunnittelu. Lisäksi jaosto vastaa sponsorien, kaupallisten kumppaneiden ja vapaaehtoisten rekrytoinnista sekä tapahtumien markkinoinnista ja viestinnästä. Riskienhallinta, turvallisuus, lainsäädännön noudattaminen sekä laadunvarmistus kuuluvat myös sen vastuisiin.

Työprosessi etenee suunnittelusta toteutukseen ja jälkiseurantaan. Ennen tapahtumaa laaditaan toteuttamissuunnitelma sekä vastuut, aikataulut ja raportointi. Tapahtuman jälkeen suoritetaan arvionti, taloudellinen loppuselvitys ja palautekierrokset, joiden tuloksia hyödynnetään tulevien tapahtumien kehittämisessä.

Tapahtumajaostoja toimii yleisesti sekä urheilu- ja kulttuuriyhdistyksissä että oppilaitosten ja voittoa tavoittelemattomien järjestöjen piirissä. Käytännön esimerkkejä ovat kilpailut, seminaarit, gaala-iltamat, messut ja keräystapahtumat.