säilytysluokit

Säilytysluokit (säilytysluokit) ovat järjestelmä, jolla organisaatiot luokittelevat aineistoa ja tietoja säilytystarpeiden mukaan. Ne ovat olennainen osa asiakirjahallintoa ja arkistointia, ja niitä sovelletaan sekä fyysisiin että digitaalisiin tallenteisiin.

Tavoitteena on varmistaa oikea säilytysaika ja asianmukaiset säilytys- sekä hävitysmenettelyt. Tämä auttaa noudattamaan lainsäädäntöä, vähentämään riskejä ja tehostamaan hallintoa sekä tilankäyttöä ja tietoturvaa.

Säilytysluokat voivat sisältää pysyvän, pitkäaikaisen, lyhytaikaisen ja tilapäisen säilytyksen sekä muut organisaatiokohtaiset luokat. Luokituksen tarkoituksena on määrittää kunkin luokan säilytysajat sekä miten materiaali on arkistoitava, käytettävä ja hävitettävä.

Säilytysluokka määritellään arkistointisuunnitelmissa ja siihen liittyy luokituksen yhteys metatietoihin, kuten vastuuhenkilö, kuvaus, luokka ja säilytysrajat. Digitaalissa ympäristössä luokitus kytketään säilytykseen digitaalisissa järjestelmissä, varmuuskopioihin sekä oikeuksien hallintaan.

Säilytysluokit ovat osa kansallis- tai organisaatiokohtaisia säädöksiä, ja niiden kehittäminen sekä ylläpito yleensä vaativat yhteistyötä arkistoviraston, tietosuoja- ja it-sovellusten kanssa. Säännöllinen tarkistus varmistaa, että luokitus vastaa muutoksia lainsäädännössä ja liiketoiminnan tarpeissa.