suositusviestit

Suositusviestit (suosituskirjeet) ovat hakemuksen tukena käytettyjä kirjoitettuja arvioita siitä, millainen hakija on ammatillisesti ja ihmisenä. Ne kuvaavat hakijan osaamista, työskentelytapaa, luotettavuutta ja potentiaalia tulevassa tehtävässä tai ohjelmassa. Suositusviestit voivat olla sekä akateemisia että ammatillisia, ja ne voivat suuntautua esimerkiksi yliopistoon, vaihtoon, työpaikkaan, harjoitteluun, stipendiin tai viranomaislupaa hakemaan.

Kuka kirjoittaa ja missä yhteydessä. Suositusviestit kirjoitetaan yleensä henkilön, jolla on suora kokemus hakijan työskentelystä tai opiskeluista, kuten esimiehenä, opettajana, mentorina tai kollegana. Kirjoittaja tuntee hakijan kyvyt ja henkilön luonteen riittävän hyvin, jotta arvio on uskottava. Tyypillisiä tilanteita ovat opintojen loppuvaiheen hakemiset, työpaikkahakemukset, stipendihakemukset sekä pääsykokeet tai maahanmuuttoon liittyvät lupaprosessit.

Rakenne ja sisältö. Hyvä suositusviesti alkaa suhteella ja kontekstilla sekä aikaisella ajanjaksolla, jonka aikana hakija on ollut kirjoittajan hoidossa. Seuraavaksi esitetään arvio hakijan vahvuuksista ja konkreettisista esimerkeistä, kuten projekteista, tuloksista tai vuorovaikutustaidoista. Lopussa annetaan selkeä suositus ja yhteystiedot lisäkysymyksiä varten. Viestissä painotetaan relevantteja ominaisuuksia suhteessa hakijan tavoitteisiin. Yleisesti suosituskirje kannattaa pitääloin 1–2 sivun pituisena ja antaa tarvittaessa tilaa lisätietojen tarjoamiselle.

Kieli, muoto ja käytäntö. Suositusviestit kirjoitetaan usein muodollisella kielellä ja suositeltua on käyttää hakijan kunkin kohdeyhteisön kieliä (suomi, ruotsi tai englanti). Viestin tulee olla totuudenmukainen ja tarkka, sekä tekijävaltuudet ja ajantasaiset yhteystiedot on ilmoitettava. Nykyisin suosituksia voidaan antaa sekä perinteisin kirjein että sähköisinä viesteinä tai verkkolomakkeiden kautta. Ennen kirjoittamista on hyvä saada hakijalta lupa käyttää hänen tietojaan ja hänen CV:tään sekä ilmoittaa selkeä määräaika.

Eettiset näkökulmat. Suositusviestejä kirjoitettaessa on vältettävä virheellistä tai liioiteltua vastaavuutta, sekä varmistettava, ettei kirjoittaja kohtaa ristiriitoja tai velvollisuuksia arkailevaa eturistiriitaa. Infot tulee käsitellä luottamuksellisesti ja hakijan kanssa sovittuna.