selitysviesti

Selitysviesti on viestintätilanne, jossa kirjoittaja antaa vastaanottajalle selityksen jonkin päätöksen, tapahtuman tai tilan taustalla. Termi on suomenkielinen ja koostuu sanoista selitys ja viesti. Sen tarkoituksena on lisätä ymmärrystä ja läpinäkyvyyttä sekä vähentää epävarmuutta.

Tavoite ja piirteet: Selitysviestin ensisijaisena tehtävänä on tarjota riittävä konteksti, perustelut ja mahdollisesti vaihtoehdot, jotta vastaanottaja näkee, miten ja miksi jokin asia on tapahtunut. Hyvä selitysviesti on faktapohjainen, asiallinen ja harkittu sekä välttää syyttelyä. Se voi sisältää sekä välittömät vaikutukset että tulevat toimenpiteet.

Rakenne ja tyyli: Viestin rakenne vaihtelee tilanteen mukaan, mutta tyypillisiä elementtejä ovat aloitus, jossa ilmoitetaan viestin tarkoitus, selitysosio, mahdolliset seuraavat toimenpiteet tai vaikutukset sekä lopussa yhteydenpitimahdollisuus. Kielellisesti se pyritään pitämään selkeänä, täsmällisenä ja käyttäjäystävällisenä, välttäen liiallista juridiikkaa tai puolustuspuhetta.

Käyttökohteet: Selitysviestejä käytetään sekä julkisessa että yksityisessä sektorissa, esimerkiksi kun muutos, viive, virhe tai päätös vaatii julkista tai sisäistä selvennystä. Esimerkkejä ovat palvelun muutokset, prosessimuutokset, viivästykset ja virheet, sekä niihin liittyvät korjaavat toimenpiteet.

Rajoitteet ja näkökulmat: Jos selitysviesti vaikuttaa epäjohdonmukaiselta, puutteelliselta tai puolueelliselta, se voi heikentää luottamusta. Hyvä käytäntö on tarjota konkreettista tietoa ja olla valmis päivittämään viestiä, kun lisätietoja on saatavilla. See also: ilmoitus, tiedote, seloste.