samtalerapport

En samtalerapport är en skriftlig dokumentation av innehållet i ett samtal mellan två eller flera parter. Den används inom många professionella sammanhang, till exempel socialtjänst, skola, vård och HR, för att skapa en tydlig referensram, underlätta uppföljning och säkerställa kontinuitet i arbetet.

En vanlig innehållsmall för en samtalerapport är metadata som datum och tid, plats och vilka som deltog; syftet med samtalet; en sammanfattning av vad som diskuterades; viktiga uttalanden och beslut; överenskomna åtgärder, ansvariga och tidsramar; samt eventuell hänvisning eller uppföljning. Rapporten kan också notera eventuella medgivanden eller särskilda anpassningar som gjorts.

Process och form: ofta skrivs rapporten av den som leder eller dokumenterar samtalet och delas med relevanta parter. Den bör vara saklig, neutral och baserad på vad som faktiskt sades eller beslutades, och tydligt markeras som dokumentation. Många organisationer har standardiserade formulär eller riktlinjer för hur en samtalerapport ska struktureras.

Behandling och lagring: rapporten arkiveras i klient-/ärendejournal eller personaljournal och hanteras enligt gällande sekretess- och dataskyddslagar. Endast behöriga har tillgång, och uppgifter får inte delas utan erforderligt samtycke eller laglig grund.

Användning: sammantaget används samtalerapporter för att informera om innehållet i samtalet, planera vidare insatser och säkerställa smidiga överlämningar mellan yrkesgrupper.