retainersopimuksella

Retainersopimuksella tarkoitetaan asiakas–palveluntarjoajavälistä sopimusmallia, jossa asiakas maksaa etukäteen sovitun retainerin voidakseen käyttää palveluntarjoajan palveluita sovitun ajanjakson tai ennalta määritetyn tuntimäärän puitteissa. Tämä järjestelmä on yleinen esimerkiksi oikeudellisissa, konsultointi-, IT-, markkinointi- ja hallinnollisissa palveluissa.

Sopimus määrittelee osapuolet, palvelujen laajuuden ja käytettävissä olevat tunnit tai tehtäväkategoriat, maksuaikataulun sekä mahdolliset lisätyöt, laskutuskäytännöt ja takaisinperintä. Siinä voidaan määrätä myös palautussäännöt, irtisanomisaika sekä salassapito- ja immateriaalioikeuksien määräykset. Tyypillisesti rajataan, mitä palveluita ja millä hinnalla saa käyttää, sekä miten muutokset laajuuteen käsitellään.

Toimintaperiaate: asiakas maksaa säännöllisen retainerin, ja palveluntarjoaja varmistaa saatavuuden sekä suorittaa sovittuja tehtäviä tai käyttää määriteltyä tuntimäärää. Usein käytetään kiinteää kuukausimaksua, joka kattaa tietyn määrän tunteja tai palveluita. Joissain malleissa kertynyt käyttöä varten kredittien avulla; käyttämättömät tunnit voivat siirtyä seuraavalle ajanjaksolle tai raueta, riippuen sopimuksesta.

Edut ja riskit: etuna on kustannusten ennustettavuus, parempi suunnittelu ja palvelun nopea saatavuus sekä palveluntarjoajalle vakaampi tulovirta. Haittoja voivat olla skoopin laajeneminen (scope creep), epäselvät rajat ja kustannusten yli- tai alihinnoittelu. Tämän vuoksi sopimukseen kannattaa kirjata tarkka laajuus, muutosten käsittely sekä seuranta.

Sopimuksen valossa retainer eroaa tuntihinnoittelusta tai projektikohtaisesta maksusta: se tarjoaa jatkuvan kumppanuuden ja prioriteetin, mutta edellyttää selkeää rajauksia ja käytännön muutosten hallintaa.