pöytäkirjoissa

Pöytäkirjoissa on kyse kokousten tai neuvottelujen tapahtumien virallisesta kirjallisesta muistista. Pöytäkirja, ja sen monikertaiset tilat kuten pöytäkirjat, toimittaa tiivistetyn, tapahtumien järjestyksen ja päätösten selostuksen. Pöytäkirjoissa tallennetaan yleensä kokouksen kudos: päivämäärä ja paikka, läsnäolijat sekä nimetyt varajäsenet, käsitellyt asialistan kohdat, tehdyt päätökset, annetuista kannatuksesta sekä mahdolliset äänestystulokset.

Sisältö ja rakenne voivat hieman vaihdella organisaation mukaan, mutta tavallisesti pöytäkirjoissa esiintyvät tiedot ovat: kokouksen aloitus, läsnäolijat, esityslistan kohdat, osallistujien puheenvuorot tai yhteenveto keskustelusta sekä päätökset ja mahdolliset toimenpiteet. Päätösten osalta ilmoitetaan usein konkreettinen toimenpide, vastuutaho sekä deadline. Joskus pöytäkirjoihin merkataan myös vastalauseet, muistutukset tai erimielisyydet. Pöytäkirjoihin voidaan liittää liitteitä, kuten kokouksen tarkennuksia tai asiakirjoja, joita käytettiin päätösten pohjana.

Pöytäkirjoilla on olennaista hallinnollinen ja oikeudellinen merkitys. Ne toimivat todismina siitä, mitä on sovittu ja mitä on tehtävä seuraavaksi, sekä osa julkisten ja yksityisten organisaatioiden asiakirja-arkistoa. Joissakin tapauksissa pöytäkirjat ovat julkisia asiakirjoja ja ne voivat olla osittain tai kokonaan julkisia laki- ja viranomaisperiaatteiden mukaan; joissakin tilanteissa henkilöön liittyviä tietoja voidaan suojata. Pöytäkirjoihin viitattaessa lausutaan usein: "pöytäkirjoissa todetut" tai "pöytäkirjoissa mainitut asiat."

---