pöytäkirjoihin

Pöytäkirjoihin on illatiivimuotoinen muoto sanasta pöytäkirja, joka tarkoittaa virallisia kirjoitettuja muistiinpanoja kokouksista ja muista toimielinten tapahtumista. Pöytäkirjat tallentavat keskeiset asiat kuten osallistujat, käsitellyt asiat, tehdyt päätökset ja äänestystulokset. Termiä käytetään yleisesti kun puhutaan kokousten ja niiden päätösten dokumentoinnista virallisessa yhteydessä.

Tyypillisesti pöytäkirja sisältää kokouksen ajankohdan ja paikan, läsnäolijat ja poissaolot, käsiteltyjen asioiden kulun lyhyen kuvauksen sekä päätökset tai äänestystulokset. Lisäksi merkitään mahdolliset kannat sekä erimielisyydet, seuraavan kokouksen ajankohta, sekä viitteet liitteisiin tai esitysasiakirjoihin. Pöytäkirja voidaan laatia kokonaisuudessaan otsikoiden alle ja se voidaan allekirjoittaa puheenjohtajan ja sihteerin toimesta.

Pöytäkirjojen tarkoitus on luoda virallinen, kestävä muisti siitä, mitä kokouksessa on tapahtunut ja mitä on päätetty. Ne toimivat välineenä vastuullisuuden ja läpinäkyvyyden varmistamisessa sekä oikeudellisen ja toimielimelle annetun ohjauksen lähteenä. Käytännössä pöytäkirjojen laadinta ja hyväksyntä voidaan toteuttaa eri aikatauluilla, ja ne voivat olla organisaation sisäisiä asiakirjoja tai julkisia asiakirjoja riippuen toimintaympäristöstä ja lainsäädännöstä.

Elektroniset pöytäkirjat yleistyvät, ja ne tallennetaan digitaalisesti sekä arkistoidaan sähköisiin järjestelmiin. Saatavuus ja säilytysaika määräytyvät organisaation sääntöjen sekä soveltuvan lainsäädännön mukaan.