personvernerklæringer

A personvernerklæring, eller privacy notice, er et dokument som publiseres av organisasjoner for å informere personer om hvordan personopplysninger samles inn, behandles, lagres og beskyttes. Den gjelder for all behandling av personopplysninger som utføres av behandlingsansvarlige.

Rammer og formål: I Norge og EU er personvernerklæringer en del av gjeldende regler rundt personvern, primært GDPR og, i Norge, personopplysningsloven. De representerer organisasjonens forpliktelse til å være transparent om behandlingen av personopplysninger og å gjøre den tilgjengelig for registrerte.

Innhold som vanligvis inngår: Erklæringen bør oppgi hvem som er behandlingsansvarlig og kontaktopplysninger, formålene med behandlingen og hvilke rettslige grunner som brukes. Den beskriver hvilke kategorier av personopplysninger som behandles, mottakere og eventuelle overføring til tredjeparter eller til land utenfor EØS, lagringsperioder eller kriterier for bestemte oppbevaringsfrister, samt sikkerhetstiltak. Den redegjør for registrertes rettigheter (innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og innsigelse), hvordan de kan utøves, og omfanget av eventuell automatisert avgjørelse eller profilering. Informasjon om klageadgang til tilsynsmyndigheten inngår også.

Tilgjengelighet og oppdatering: Erklæringen bør være tilgjengelig ved innsamling av data og være lett tilgjengelig, for eksempel på nettsiden eller i fysisk form. Den må oppdateres hvis behandlingen endres eller nye aktiviteter inngår.

Omfang: De fleste organisasjoner som behandler personopplysninger har en personvernerklæring som dekker ansatte, kunder, brukere og nettstedsbesøkende; innholdet varierer etter kontekst, men deler kjernestoffet.