oppbevaringsfrister

Oppbevaringsfrister, eller bevaringsfrister, er tidsrammer for hvor lenge dokumenter og opplysninger skal beholdes før de kan eller må slettes eller arkiveres. De brukes i både offentlig sektor og privat virksomhet og er en viktig del av organisasjoners dokument- og arkivforvaltning.

Formålet med oppbevaringsfrister er å sikre rettslig etterlevelse, muliggjøre revisjon og oppfølging, og samtidig beskytte personvernet ved å begrense hvor lenge opplysninger beholdes og når de slettes.

Hvordan fristene fastsettes varierer. Grunnlaget består av nasjonale regler som arkivloven og særlovgivning for ulike sektorer (for eksempel regnskapsloven og skatteloven), samt personvernlovgivningen (personopplysningsloven og GDPR-implementeringen i Norge). Interne arkivplaner og policyer gir mer detaljerte tidsrammer for ulike dokumentkategorier.

Typiske kategorier inkluderer økonomiske dokumenter, ansattopplysninger og personaldata, kontrakter, kundeopplysninger og helserelaterte filer. I offentlig sektor er kravene ofte klart definert, mens privat sektor tilpasser dem til virksomhetens behov, risiko og regulatoriske krav.

Implementering skjer gjennom systematisert klassifisering, metadata og automatisert arkivering eller sletting. Det må legges til rette for sikker destruksjon og for lengre arkivering når historisk verdi foreligger. Behandling av personopplysninger må alltid være forenlig med formålet og endelig slettes eller anonymiseres når formålet er oppnådd.

Se også: arkiv, arkivplan, personvern og offentlighetsloven.